¿Es legal despedir a un empleado por WhatsApp? Uso de mensajería en procesos laborales

En una era donde gran parte de la comunicación empresarial sucede por aplicaciones como WhatsApp, muchas empresas se preguntan si es legal despedir a un empleado, sancionarlo o comunicar avisos formales a través de este tipo de canales. Aunque esta práctica se ha vuelto común en pequeñas y grandes organizaciones, no está exenta de implicaciones legales.

En este artículo analizamos si WhatsApp puede ser considerado un medio válido para notificar acciones laborales como despidos, sanciones o cambios de condiciones, y cómo puedes blindarte si decides usarlo como canal oficial.

¿WhatsApp tiene validez legal en México?

Sí, los mensajes de WhatsApp pueden tener validez legal, siempre que se cumplan ciertos requisitos. De acuerdo con el Código de Comercio y criterios del Poder Judicial, las comunicaciones electrónicas —incluyendo correos y mensajería instantánea— pueden ser prueba válida en juicios laborales, siempre que:

Se pueda identificar con certeza al emisor y receptor del mensaje.
No se haya impugnado la autenticidad del número o identidad del emisor.
Se compruebe que la comunicación fue voluntaria y entendible.

Sin embargo, eso no significa que WhatsApp sea el canal más recomendable para acciones legales delicadas como el despido o la imposición de sanciones disciplinarias.

¿Se puede despedir a un empleado por WhatsApp?

No se recomienda hacerlo, aunque técnicamente podría sostenerse como una prueba si el empleado responde al mensaje, admite la causa o incluso abandona el trabajo de forma voluntaria tras recibirlo.

Pero si no responde, impugna la autenticidad del mensaje, o alega no haberlo recibido correctamente, el empleador tendrá dificultades para probar:

Que hubo notificación formal del despido.
Que se le dieron al trabajador sus garantías de defensa.
Que se cumplió con el procedimiento legal establecido en el artículo 47 de la LFT.

En resumen: es riesgoso despedir por WhatsApp sin otras pruebas que respalden la acción.

¿Puedo aplicar sanciones o advertencias por WhatsApp?

En temas disciplinarios menores, como advertencias o recordatorios, sí puede utilizarse WhatsApp como canal de comunicación, pero debe ser parte de una política interna clara, y siempre complementado con un documento firmado (en físico o digital) por ambas partes.

También puede usarse para:

Confirmar llegadas tarde, ausencias o incumplimientos leves.
Reforzar avisos enviados por correo electrónico.
Solicitar explicaciones o evidencias (como justificantes médicos).

Pero no debe sustituir el acta administrativa formal ni las sanciones con fundamento legal, ya que el trabajador podría alegar falta de procedimiento y violación a sus derechos.

Cómo usar WhatsApp como canal oficial (sin meterte en problemas)

Si decides incluir WhatsApp como un canal de comunicación oficial dentro de tu empresa, considera lo siguiente:

Inclúyelo en el contrato laboral o reglamento interno. Indica que el número será utilizado para comunicaciones laborales y que se asume responsabilidad sobre su uso.
Evita comunicar despidos o sanciones graves exclusivamente por ese medio. Siempre complementa con una carta formal o acta administrativa firmada.
Documenta conversaciones importantes. Haz capturas de pantalla, guarda archivos, y utiliza WhatsApp Web para respaldar el historial de mensajes.
No invadas la privacidad fuera del horario laboral. A menos que el trabajador tenga un contrato de disponibilidad, podría alegar acoso si se le escribe fuera de horas sin causa justificada.
Considera firmar políticas de uso de medios digitales. Es un respaldo legal para ambas partes sobre lo que está permitido y lo que no.

Conclusión

WhatsApp puede ser una herramienta eficaz para la comunicación interna en el ámbito laboral, pero tiene límites legales cuando se trata de acciones formales como despidos, sanciones o cambios en las condiciones laborales. Usarlo sin respaldo documental adecuado puede dejar a tu empresa vulnerable en caso de un juicio laboral.

Si vas a utilizar mensajería instantánea como medio de notificación, asegúrate de contar con asesoría legal, protocolos claros y formatos válidos que respalden tus decisiones.

En Global Touch México, te ayudamos a estructurar contratos, políticas de comunicación digital y procesos disciplinarios compatibles con la Ley Federal del Trabajo, sin importar si tu equipo es remoto, híbrido o presencial.