Errores Comunes en la Administración de Nómina y Cómo Evitarlos
La administración de nómina es una tarea clave para cualquier empresa, pero también una de las más complejas. Errores en su gestión pueden generar multas, problemas legales y descontento entre los empleados. A continuación, te presentamos los errores más frecuentes y cómo evitarlos.
1. Errores en el Cálculo de la Nómina
Un cálculo incorrecto puede deberse a factores como:
Errores en el registro de horas trabajadas.
Aplicación incorrecta de deducciones y percepciones.
Falta de actualización de las tablas del ISR.
¿Cómo evitarlo?
✅ Utiliza un software de nómina actualizado.
✅ Verifica constantemente la información de los empleados.
✅ Capacita al personal encargado de la nómina
2. No Cumplir con las Obligaciones Fiscales
Las empresas deben cumplir con diversas obligaciones fiscales, como:
Retención y pago correcto del ISR.
Aportaciones al IMSS, INFONAVIT y SAR.
Pago del Impuesto Sobre Nómina (ISN) según el estado.
¿Cómo evitarlo?
✅ Mantente al día con las regulaciones fiscales.
✅ Automatiza los cálculos de impuestos.
✅ Contrata expertos en contabilidad y nómina.
3. No Entregar Recibos de Nómina CFDI
Desde 2017, es obligatorio entregar los recibos de nómina en formato CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). No hacerlo puede generar sanciones fiscales.
¿Cómo evitarlo?
✅ Emite y envía los recibos de nómina en tiempo y forma.
✅ Verifica que cumplan con los requisitos del SAT.
✅ Conserva registros de los recibos emitidos.
4. Errores en la Clasificación de los Trabajadores
Confundir empleados con prestadores de servicios puede generar problemas legales y sanciones por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
¿Cómo evitarlo?
✅ Define correctamente el tipo de relación laboral.
✅ Cumple con las obligaciones contractuales según el tipo de trabajador.
✅ Consulta con asesores legales en caso de duda.
5. Pagos Fuera de Tiempo o Incorrectos
Los retrasos en los pagos generan inconformidad y afectan la moral de los empleados, además de generar multas.
¿Cómo evitarlo?
✅ Establece un calendario fijo de pagos.
✅ Usa herramientas automatizadas para transferencias.
✅ Revisa constantemente el saldo de las cuentas empresariales.
6. No Cumplir con la Nueva Reforma de Subcontratación
La reforma de outsourcing en México eliminó la subcontratación de personal salvo en casos específicos.
¿Cómo evitarlo?
✅ Asegúrate de que tu empresa cumpla con la nueva normativa.
✅ Evita esquemas de pago que puedan ser considerados ilegales.
✅ Consulta con expertos en EOR y outsourcing.
7. No Contar con un Proceso de Auditoría Interna
No auditar la nómina periódicamente puede llevar a errores acumulativos que resulten en sanciones.
¿Cómo evitarlo?
✅ Realiza auditorías internas al menos cada seis meses.
✅ Utiliza herramientas tecnológicas para validar información.
✅ Contrata auditores externos si es necesario.
Video Explicativo sobre la Administración de Nómina
En nuestro canal de YouTube, te explicamos en detalle cómo evitar estos errores en la administración de nómina:
Conclusión
La correcta administración de la nómina no solo evita sanciones y problemas legales, sino que también mejora la confianza y satisfacción de los empleados. Implementar buenas prácticas y apoyarse en tecnología es clave para una gestión eficiente y sin errores.
Si necesitas asesoría en la administración de nómina, contáctanos y te ayudaremos a optimizar tus procesos.