Lista de Cumplimiento ante el IMSS para Empresas Remotas
Ideal para startups, empresas 100% remotas o híbridas en México.
Documentación básica que debes tener al día
- Contratos individuales de trabajo firmados por ambas partes
- Descripciones de puesto actualizadas
- Alta patronal en el IMSS
- Registro de cada trabajador ante el IMSS
- CFDIs de nómina emitidos y timbrados correctamente
- Comprobantes de pago (transferencias, recibos firmados, etc.)
- Listas de asistencia (puede ser digital)
- Estados de cuenta bancarios con evidencia de dispersión de nómina
- Declaraciones mensuales de SUA o IDSE
Salario y prestaciones
- Salario registrado en IMSS igual al realmente pagado
- Bonos, comisiones y prestaciones registrados correctamente (cuando aplican)
- Comprobante de entrega de prestaciones de ley (vacaciones, aguinaldo, PTU, etc.)
Evidencia de trabajo remoto
- Capturas o registros de uso de plataformas de trabajo (Slack, Asana, ClickUp, etc.)
- Correos institucionales o chats laborales con asignación de tareas
- Calendarios o reportes de reuniones virtuales
- Reportes de productividad o entregables digitales
- Manual interno de trabajo remoto o política de teletrabajo
Relación laboral clara
- Existe subordinación: horarios, reportes, jefes directos
- El equipo utiliza herramientas o software proporcionado por la empresa
- El trabajador no presta servicios a otras empresas al mismo tiempo
Prevención y legalidad
- Contratos diferenciados para freelancers, proveedores o personal externo
- Justificación de pagos por honorarios si no hay subordinación
- Revisiones trimestrales internas de cumplimiento IMSS/SAT
- Asesoría legal laboral actualizada en caso de inspección
Extras que dan buena imagen ante el IMSS
- Organigrama funcional actualizado
- Bitácora o archivo de incidencias de personal
- Políticas de seguridad e higiene adaptadas a home office
- Póliza de seguro adicional para empleados remotos (opcional pero valorado)
Recomendación final
Revisa esta checklist cada 3 meses y mantén carpetas físicas o digitales organizadas por empleado. En una inspección sorpresa, el tiempo de respuesta y el orden documental pueden marcar la diferencia entre una sanción o una aprobación sin observaciones.