¿Qué revisa el IMSS en una inspección sorpresa a empresas? (Aunque seas remoto)
Aunque muchas empresas hoy operan de forma remota o híbrida, el cumplimiento con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) sigue siendo obligatorio. Y sí, el IMSS puede realizar inspecciones sorpresa, incluso si no tienes una oficina física tradicional.
Estas visitas tienen como objetivo verificar que estés cumpliendo con tus obligaciones patronales y que no haya irregularidades en el alta de trabajadores, el pago de cuotas, o en los contratos laborales.
En este artículo te explicamos qué revisa el IMSS durante una inspección, cómo prepararte y qué pasa si trabajas 100% remoto.
¿Por qué el IMSS haría una inspección?
El IMSS puede iniciar una revisión sorpresa por distintos motivos:
- Denuncias anónimas o conflictos laborales
- Inconsistencias detectadas en declaraciones fiscales
- Cruce de información con el SAT
- Muestras aleatorias por parte de la Subdelegación del IMSS correspondiente
- Dudas sobre la existencia física de los trabajadores o la empresa
Esto quiere decir que, aunque no tengas una oficina física o todos tus empleados trabajen desde casa, puedes recibir una inspección si hay señales de riesgo o incumplimiento.
¿Qué revisa el IMSS durante la inspección?
La revisión dependerá del giro, tamaño y estructura de tu empresa, pero estos son los puntos más comunes que evalúan los inspectores del IMSS:
1. Existencia de la relación laboral
- Solicitan contratos individuales o colectivos de trabajo.
- Verifican que haya una relación subordinada, aunque sea remota (horarios, supervisión, instrucciones, medios proporcionados por el patrón).
- Piden evidencia de que el personal realmente labora para tu empresa.
2. Correcta afiliación al IMSS
- Revisan que todos los trabajadores estén dados de alta correctamente con salario base real.
- Comparan las nóminas, CFDIs de nómina, y recibos de pago.
- En caso de detectar empleados trabajando sin estar afiliados, se considera una evasión de obligaciones patronales.
3. Salario reportado
- Inspeccionan que el salario registrado ante el IMSS coincida con el realmente pagado.
- Si pagas bonos, comisiones o ingresos extras por fuera del salario fijo y no los reportas, pueden requerir una corrección y cobrar diferencias retroactivas.
4. Documentación laboral y contable
Solicitan:
- Contratos
- CFDIs de nómina
- Recibos firmados
- Listas de asistencia (sí, incluso en modalidad remota)
- Estados de cuenta bancarios
- Declaraciones fiscales (SAT)
5. Domicilio y existencia operativa
- Si estás registrado con un domicilio fiscal pero todos los trabajadores son remotos, deberás demostrar que realmente existe la empresa.
- En casos 100% remotos, es recomendable tener evidencia digital o documental de la actividad: reuniones, reportes, entregables, organigrama funcional, etc.
¿Qué pasa si no tienes empleados registrados?
Si durante la inspección el IMSS determina que tienes trabajadores no afiliados, puedes enfrentar:
- Multas que van desde 20 a 350 UMA por cada trabajador no registrado (aprox. $2,170 a $38,000 MXN por persona).
- Requerimientos retroactivos por cuotas omitidas, con recargos y actualizaciones.
- Negación de deducciones fiscales si no se cumple con la ley laboral.
- Cierre de establecimiento o embargo de cuentas, en casos graves.
¿Y si mi equipo trabaja en el extranjero o por honorarios?
El IMSS solo revisa trabajadores subordinados dentro del territorio mexicano. Si tienes freelancers, contratistas o personal EOR fuera del país, debes tener documentación que justifique su relación mercantil o su contratación a través de un proveedor especializado.
Eso sí, si alguien trabaja desde México para ti de forma continua, con horario fijo y bajo tu dirección, aunque le pagues por honorarios, puede considerarse relación laboral encubierta, lo que abre la puerta a una multa y recálculo de cuotas.
Consejos para estar preparado
- Revisa mensualmente tus altas, salarios registrados y pagos al IMSS.
- Conserva todos los documentos laborales, aunque uses plataformas como Runa o Worky.
- Ten al día tus CFDIs de nómina y asegúrate de que coincidan con los salarios reportados.
- Si operas remotamente, documenta las actividades de cada trabajador: correos, chats, plataformas de trabajo, tareas asignadas.
- Si tienes dudas sobre si alguien debe o no estar en el IMSS, busca asesoría legal especializada.
Conclusión:
El trabajo remoto no exenta a las empresas de sus responsabilidades ante el IMSS. De hecho, al no tener presencia física clara, el escrutinio puede ser mayor. Una inspección sorpresa puede parecer intimidante, pero si tienes todo en regla, no tienes por qué preocuparte.
En Global Touch podemos ayudarte a realizar una auditoría preventiva laboral, revisar tus esquemas de contratación y corregir cualquier área de riesgo antes de que llegue una inspección. No esperes a que sea demasiado tarde.